| Team Syntegrity |
|
Van een hiërarchische structuur naar een samenwerkingscultuur Drie-dimensionele dialoog & actieplanning: TEAM SYNTEGRITY Waarom ben ik enthousiast over deze werkmethode? Alles aan proces en inhoud is eigendom van de deelnemers. De begeleiding is pure facilitatie, waardoor de kracht uit de deelnemers zelf komt en niet via 'de adviseur'! De groep deelnemers ontwikkelt een gedeeld inzicht en visie, creëren een draagvlak op zo'n manier dat deze doorwerkt in de organisatie, compact en inspirerend. Een proces, dat eeenmaal in gang gezet, niet omkeerbaar is en waarvan de effecten diep in de organisatie ervaren worden. Indicatie Een werkvorm die aansluit bij bijv. de volgende vragen in organisaties: - Hoe komen we van eilandjes naar een geheel als organisatie waarbij horizontaal / verticaal / diagonaal communicatie plaatsvindt? - Al het personeel moet betrokken zijn bij het veranderingsproces, we willen dat in korte tijd een grote hoeveelheid mensen tot de kern raken met betrekking tot communicatie. Hoe geven we dat vorm? - Waarden en inzichten moeten van binnenuit worden opgebouwd, dan pas kan het beklijven. Alle deelnemers moeten zich eigenaar gaan en blijven voelen van het proces. Hoe bereiken we dat zonder van bovenaf onze wil op te leggen? - Het komende proces moet aansluiten bij, en een doorleefde vorm geven aan ons Mission Statement, Het proces moet blijvende effecten teweegbrengen, ook bij toekomstige veranderingen. Deze werkwijze sluit hier het beste op aan! Wat kan men verwachten in de organisatie, na deze werkwijze? Nieuw elan in de organisatie door effectief communicatiegedrag; - Opbouw van gedeelde waarden en inzichten; - Profijt trekken uit persoonlijke verschillen; - Concreet tot stappen komen om die waarden en inzichten te realiseren; - Opbouw van gemeenschappelijke betekenissen en taal, waarmee samenwerkende mensen of afdelingen elkaar kunnen verstaan; - Het herontdekken van het onmisbare mens-tot-mens contact; - Een basis voor een alerte houding om tijdig signalen op te vangen, anticiperend op een markt die snel fluctueert en klanten die (nieuwe) vragen stellen; - Een basis voor het halen van doelstellingen zoals realiseren van planning, kosten-bewust opereren, het reduceren van klachten, afhandelingstijd en werkdruk; - Beleidsvoorbereiding voor leidinggevenden, gebaseerd op een brede en gezonde kijk op de totale organisatie, door de ogen van mensen van de werkvloer en het management. Wat is TeamSyntegrity ®(TS)? Team Syntegrity® is een geheel nieuw protocol voor een zoek-of werkconferentie in het kader van veranderings- keuze- of besluitvormingsprocessen. Een grote groep deelnemers wordt in staat gesteld om complexe vraagstukken aan te pakkken op een zodanige wijze dat gedeeld inzicht ontstaat, draagvlak, commitment en actiebereidheid. Team Syntegrity®(TS) geeft ruimte aan bestaande verschillen in een organisatie, bijvoorbeeld verschillen in belangen, drijfveren en visie, en biedt de mogelijkheid daar mee om te gaan. Ook na de werkconferentie blijven de deelnemers sterk op elkaar betrokken en blijven elkaar aanspreken op het opgebouwde commitment en gedeelde inzicht. Daarnaast lenen elementen van het protocol zich voor gebruik in de praktijk van alledag in plannings-en besluitvormingsactiviteiten. Organisaties die iets anders willen dan lineaire en van bovenaf aangestuurde veranderingsprocessen en het zelfsturend- en oplossend vermogen van hun medewerkers de ruimte willen geven, kunnen de effecten van deze vorm van confereren versterken, door hun vergaderstructuur en cultuur om te buigen naar deze driedimensionale dialoog en -werkwijze van Team Syntegrity®. [B+] ‘Don’t fight forces, use them’ [/B+] R. Buckminster Fuller Team Syntegrity maakt de complexiteit van de dagelijkse realiteit hanteerbaar Team Syntegrity: hét instrument voor de complexe uitdagingen van vandaag Wenst u een cultuurverandering in uw organisatie? Wilt u samen met de bewoners een stadswijk herinrichten? Wilt u een innovatief product ontwikkelen voor uw bedrijf? De eerste vraag is: Hoe bereikt u dit op een efficiënte manier? Want we leven in een complexe wereld. Informatie overspoelt ons van alle kanten. Processen voltrekken zich sneller en sneller. We dienen te kunnen opereren in veel verschillende contexten. Dit maakt het moeilijk om keuzes te maken en beslissingen te nemen. Vooral als we de individuele en collectieve belangen met elkaar af moeten wegen. Team Syntegrity maakt dit soort complexe problemen simpel. Team Syntegrity structureert uw werkconferentie. Het uitgangspunt is dat de deelnemers reeds over alle kennis en ervaring beschikken die tot de oplossing van het vraagstuk leidt. Een specifieke procedure zorgt ervoor dat alle deelnemers het vraagstuk van alle mogelijke gezichtspunten kunnen onderzoeken. Door de inzichten in wisselende groepen te delen ontstaat er in korte tijd betrokkenheid bij het proces. De uiteindelijke oplossing krijgt daardoor een breed draagvlak. U zoekt naar goud. Team Syntegrity zorgt ervoor dat u het vindt. Afhankelijk van het vraagstuk en het aantal deelnemers, van zes tot zesendertig personen, duurt een Team Syntegrity sessie één tot vier dagen. Zo werkt Team Syntegrity Ieder mens heeft zijn eigen zienswijzen, opvattingen, ideeën en talenten. Volgens Team Syntegrity is dit een zeer vruchtbare voedingsbodem voor het vinden van oplossingen. De onderlinge verschillen dien je te respecteren, ruimte te geven en te verenigen tot verrassende combinaties. Zo vind je snel nieuwe aangrijpingspunten om naar je doelstelling te kijken. Des te gevarieerder een groep is, des te groter is het vermogen om complexe vraagstukken op te lossen. Kennis en ideeën zijn meestal in voldoende mate aanwezig in onze organisaties. Moeilijker is het om mensen bij elkaar te brengen en elkaar te laten inspireren. Team Syntegrity helpt u hiermee. In een kort tijdsbestek van één tot vier dagen wordt een vraagstuk inhoudelijk, rationeel en mentaal in kaart gebracht. Tijdens het werkproces veranderen de deelnemers hun houding en gedrag ten opzichte van elkaar. Ze ontdekken zichzelf en de anderen en stimuleren elkaar een actieve rol te spelen bij de realisatie van de doelstelling. Team Syntegrity maakt gebruik van een strak protocol. De deelnemers vertalen zelf de vooraf opgestelde openingsvraag in deelthema’s. Deze aparte thema’s werken ze vervolgens uit in wisselende werkgroepen. Dat gebeurt in drie rondes. In elke ronde speelt iedereen een andere rol: gespreksdeelnemer, observator of commentator. Je blijft leren. Je wordt voortdurend uitgedaagd. Professionele begeleiders bewaken de procedure. Indien nodig verhelderen ze wat er wordt gezegd. Ze leggen het resultaat van de rondes vast en verspreiden deze informatie onder alle aanwezigen. De begeleiders zorgen ervoor dat iedereen gelijkwaardig participeert. Ze stimuleren zelfsturing. In aanvang is er chaos, onenigheid en kritiek, maar dit is van voorbijgaande aard. In de loop van het proces verbinden de deelnemers zich met elkaar. Binnen de werkwijze van Team Syntegrity ontdekken mensen hoe verrijkend het is om naar elkaar te luisteren. Er ontstaat wederzijds begrip en waardering. Verschillen mógen er zijn. En in de verschillen vindt men de sleutel voor de oplossingen. Dit zijn de resultaten van Team Syntegrity Het protocol van Team Syntegrity is gebaseerd op synergie en integratie. De inbreng van de deelnemers wordt optimaal benut en de intensieve interactie tussen de deelnemers levert in relatief korte tijd gedeeld inzicht op. Een werkconferentie volgens Team Syntegrity is ontdekken en doen in één: de deelnemers komen individueel en samen in beweging doordat ter plekke een nieuwe werkelijkheid wordt gemaakt. Dit betekent dat de veranderingen niet achteraf hoeven te worden geïmplementeerd. De veranderingen vinden tijdens het proces plaats en beklijven daarna vanzelfsprekend in de praktijk van alle dag. Na de werkconferentie blijven de deelnemers sterk op elkaar betrokken en blijven elkaar aanspreken door de opgebouwde betrokkenheid en het gedeelde inzicht. Team Syntegrity leidt kort gezegd tot duurzame resultaten: Alle betrokkenen en belanghebbenden kunnen deelnemen aan Team Syntegrity De kracht van de uitkomsten van Team Syntegrity wordt bepaald door de mate van variëteit, diversiteit en complexiteit van de deelnemersgroep. Hoe groter de verschillen tussen voor- en tegenstanders, tussen wat men wil en wat men nodig heeft, tussen invalshoeken, achtergronden en opvattingen, des te rijker de uitkomsten. Met andere woorden, alle betrokkenen en belanghebbenden in de grootst mogelijke diversiteit en variëteit zijn nodig als deelnemer. In een organisatie zijn het de medewerkers uit alle onderdelen en uit de verschillende hiërarchische niveaus van hoog tot laag. Maar ook, afhankelijk van het vraagstuk, afnemers, leveranciers, omwonenden, werknemersvertegenwoordigers, en anderen. In een stadswijk zijn het de bewoners met hun verschillende culturele achtergronden, leeftijd, afkomst, opleiding en sociale status. Maar ook vertegenwoordigers van de gemeente, de woningbouwvereniging, buurtwerk, scholen, enzovoort. Wanneer de verwachting is dat onder de deelnemers te weinig inhoudelijke deskundigheid aanwezig is voor een bepaald vraagstuk, bestaat de mogelijkheid externe deskundigen uit te nodigen. Zij nemen net als de andere deelnemers deel aan het proces. Immers, een uitgangspunt van Team Syntegrity is gelijkwaardige participatie van alle deelnemers. Team Syntegrity is maatwerk In situaties waarin organisaties of andere samenlevingsverbanden iets anders willen dan van bovenaf aangestuurde veranderingsprocessen en het zelfsturend en oplossend vermogen van hun mensen ruim baan willen geven, is Team Syntegrity een geschikte methode. Afhankelijk van de inhoud van de vraagstelling, de gewenste effecten en het aantal deelnemers, zijn verschillende werkvormen mogelijk: * Syntegration: 18 tot 36 deelnemers gedurende drie tot vier dagen * Octaëder: 9 tot 15 deelnemers gedurende drie tot vier dagdelen * Tetraëder: 4 tot 8 deelnemers gedurende twee tot drie dagdelen * De methode van Team Syntegrity laat ook grotere aantallen toe dan 36. Er zijn ontwerpen van 90 tot 600 deelnemers gedurende één of twee dagen. Werkvormen: Syntegration Groepsgrootte: 18 tot 36 deelnemers; 5 dagdelen (bij 18 deelnemers) tot 8 dagdelen (bij 30 en meer deelnemers) Dit protocol is de meest optimale en krachtige vorm, met name bedoeld voor een groep van 30 deelnemers, die een openingsvraag omzetten in 12 deelthema’s en deze in 12 werkgroepen van verschillende samenstelling in drie rondes, uitwerken. Het vergaderschema is afgeleid van een driedimensionale figuur, de Icosaëder, en is gericht op het ‘rondzingen’ van informatie en het genereren van een kritische houding. De deelthema’s worden verkend, uitgediept en tot persoonlijk beleefde en diep ervaren uitkomsten samengevat, steeds voortbouwend op ondertussen verworven informatie. De planning is gericht op een afwisseling van werken onder grote tijdsdruk en van ontspanningsmomenten. De wijze van ondersteuning is gericht op de gelijkwaardige participatie van alle deelnemers en het ontwikkelen van zelfsturing. De facilitatoren en ondersteuners dragen zorg voor de bewaking van het protocol, het zichtbaar maken van alles wat gezegd wordt en het vastleggen en over de groep verspreiden van uitkomsten. De ‘hidden knowledge’ en het ‘collectieve weten’ van een organisatie wordt gemobiliseerd , komt aan het licht en wordt ingezet. Er ontstaat motivatie en betrokkenheid op elkaar en op het thema waarvoor men bij elkaar is gekomen. In een kort tijdsbestek van drie dagen maken de deelnemers een echte verdiepingsslag. Hiermee wordt bedoeld dat het vraagstuk dat speelt niet alleen inhoudelijk in kaart wordt gebracht, maar dat deelnemers inzicht krijgen in de essentie van de probleemstelling en hun eigen rol en mogelijkheden hierin. Een Syntegration is ontdekken en doen in één; mensen komen individueel en samen in beweging doordat ter plekke ervaren wordt waar het hen om gaat. Dat betekent dat de veranderingen achteraf niet geïmplementeerd hoeven te worden, de veranderingen vinden in het driedaagse proces plaats en beklijven daarna vanzelfsprekend in de praktijk van alledag. Een Syntegration kan worden afgerond met een actieplanning. Octaëder Groepsgrootte: 9 tot 15 deelnemers, drie tot 4 dagdelen Een werkwijze voor 9 tot 15 deelnemers. De basisfiguur voor de driedimensionale dialoog is een octaëder, een achtvlak met 6 hoekpunten. In teams van vier deelnemers worden zes thema’s behandeld in drie rondes. Deze Team Syntegrity®-variant is zeer geschikt voor bijvoorbeeld een grote afdeling die zich moet heroriënteren op haar functie in het bedrijf, of een OR of MR die zich (opnieuw) moet positioneren. Een ander doelgroep zou kunnen zijn: medewerkers van een aantal verschillende afdelingen die hun werkprocessen beter op elkaar moeten afstemmen. De octaëder wordt ook gebruikt voor de kick-off van een multifunctioneel projectteam of van een denktank die een toekomstverkenning wil maken. De duur en omvang van een octaëder maken dat deze variant minder geschikt is voor zeer complexe vraagstukken, met name wannneer de tegenstellingen groot zijn en/of er veel weerstand is tegen de voorgenomen verandering. In dat geval is het belangrijk dat veel meer mensen, zo niet alle medewerkers van de organisatie betrokken raken en is een Syntegration een effectievere vorm. Tetraëder Groepsgrootte: 4 tot 8 deelnemers, 2 tot 3 dagdelen De werkwijze is gebaseerd op een tetraëder. Er worden vier onderwerpen uitgediept. Het is een snelle werkvorm voor een kleine groep mensen, bijvoorbeeld een managementteam(teambuilding). In drie ronden is er veel ontwikkeling. Het is ook heel interessant deze structuur te gebruiken in wat anders een gewone (=lineaire) vergadering zou zijn met zes mensen. Wanneer het over samenhangende aspecten van een onderwerp gaat, bijvoorbeeld: nieuw product, het vermarkten ervan, de verkoop en de productie, ontstaat door deze wijze van werken meer inhoudelijke samenhang en synergie. Ook kan een tetraëder fungeren als opmaat voor een Syntegration, bijvoorbeeld om met opinieleiders uit verschillende afdelingen tot een gedeelde openingsvraag te komen. In de follow-up van een Syntegration kan deze vorm goed gebruikt worden bij de uitwerking en implementatie van de uitkomsten op teamniveau. Door de dynamische opbouw van de tretaëder komt het team in dezelfde tijd verder dan in de gebruikelijke vergadervormen omdat er alle ruimte is om alles wat relevant is aan bod te laten komen. Deelnemers verwerven inzicht in de mogelijkheden van het team( sterke en zwakke kanten) en worden zich bewust hoe het meest geprofiteerd kan worden van de kracht van het team. De deelnemers ontdekken hoe zij de diversiteit in het team effectief kunnen uitbuiten. De deelnemers krijgen met deze vorm een tool in handen, waarmee zij in stress of confronterende situaties toch als team verder kunnen. Werkwijze Gedurende de werkconferenties worden gemengde (over afdelingen) groepen samengesteld die zich buigen over één openingsvraag. Soms is een het goede aanvulling om een of meer mensen van 'buiten' erbij te halen. Zij kunnen belangrijke informatiebronnen zijn voor de organisatie (bijv. klanten en/of andere deskundigen). Het protocol: De start is met een brainstorm en ideeënmarkt, die leiden tot 12 stellingen, gerelateerd aan de openingsvraag. Deze 12 stellingen worden de agenda-onderwerpen van de teambijeenkomsten. De 12 onderwerpen krijgen een kleur uit de icosaëder (het regelmatig 20-vlak met 12 hoeken), die de basis vormt van de structuur van het protocol. De deelnemers geven vervolgens aan wat hun voorkeur is ten aanzien van de 12 verschillende onderwerpen, zodat elke deelnemer zich gedurende de conferentie optimaal kan verdiepen in onderwerpen waar het hart en de motivatie en mogelijk ook belangrijk 'weten' ligt. Een deelnemer wordt in 2 teams ingedeeld als lid en in 2 teams als commentator. Daarnaast kunnen per teambijeenkomst observatoren de bijeenkomst komen bijwonen. Door de structuur van het protocol heeft elke deelnemer invloed op elk van de 12 thema's, terwijl ze 'slechts' bij 4 tot 6 werkgroepbijeenkomsten fysiek aanwezig hoeven te zijn. Elke werkgroep komt tijdens de conferentie driemaal bij elkaar. In de eerste bijeenkomst zal het thema worden verkend, in de tweede bijeenkomst wordt het thema verdiept en in de derde bijeenkomst worden afrondende uitkomsten, inzichten en intenties geformuleerd. Door de (beperkte) duur van de werkgroepbijeenkomsten ontstaat er druk om tot essenties te komen en de dialoog daarop te richten. Als afsluiting presenteren de werkgroepen hun resultaten aan elkaar, zodat een totaal overzicht ontstaat. Met de opdrachtgever zal worden bekeken hoe via actieve actieplanning de eerste actiestappen en afspraken kunnen worden gemaakt, opdat de uitkomsten van de werkconferentie meteen een positieve en zichtbare bijdrage vormen voor de dagelijkse praktijk. Tijdsduur: Een Syntegration bestrijkt drie dagen. De onderdelen zijn: 1e dagdeel: brainstorm en agenda (ideeënmarkt) 2e en 3e dagdeel: eerste dialoogronde 4e en 5e dagdeel: tweede dialoogronde 6e dagdeel, avond: ontspanning, een wezenlijk deel in het proces. 7e en 8e dagdeel: derde dialoogronde, presentaties, individuele slotronde en afsluiting. Begeleidend team: In een proces als een Syntegration is een begeleidend team van 7 mensen nodig, namelijk: 1 organizer: deze draagt de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het proces. 4 facilitatoren: elke werkgroep heeft een vaste facilitator. Deze houdt zo letterlijk en zichtbaar mogelijk bij wat de groep met elkaar ontwikkelt, wat de commentatoren inbrengen en welke resultaten de werkgroep aan de totale groep wil berichten. De facilitator zet de uitkomsten van het team op papier en deze worden gedurende de werkconferentie aan elke deelnemer uitgereikt in diens 'postvakje'. De facilitator bevordert het verloop van de bijeenkomsten, zetten creatieve spanning op het proces, interveniëren NIET op inhoud! De garantie is er dat de deelnemers van en met elkaar leren en dat de uitkomsten voor 100% van de deelnemers zijn. Dit geeft een garantie voor relevantie, breed draagvlak en blijvende betrokkenheid. 2 logistieke ondersteuners: zowel in de aanloop als tijdens het proces zorgen zij ervoor dat de werkconferentie zo goed en gladjes mogelijk kan verlopen op het gebied van zaalinrichting, materiaalvoorziening, administratieve verwerking etc. Achtergrond TeanmSyntegrity is ontwikkeld door professor Stafford Beer, the grondlegger van management cybernetica. Het proces berust op inzichten over systeem- en informatie theorieën. TeamSyntegrity gebruikt geometrische proporties van de icosaëder, een regelmatig platonisch figuur met 30 verbindingen (strutts), 20 gelijke vlakken en 12 hoekpunten. De hoeken van de icosaëder geven een dynamische balans tussen tensie en compressie om de 3-dimensionele ruimte te omhullen. De synergetische geometrie van de icosaëder is ontdekt door Buckminster Fuller. Overige informatie: Zie ook IcoDrome, nederlandse licentiehouder van het protocol. Literatuur: Beyond Dispute, Stafford Beer, de grondlegger van TeamSyntegrity. |